【天天問(wèn)每周精選】第162期：2021年，在線文檔為什么這么出圈？
文章內(nèi)容部分來(lái)源于@大魚燉海棠 @pandaaa的精彩回答。
2021年，在線文檔無(wú)疑是產(chǎn)品界的頂流，眾多爆火文檔接連出圈。
7月，河南出現(xiàn)百年一遇的特大暴雨災(zāi)情。由民間發(fā)起的在線文檔“待救援人員信息”一時(shí)間傳遍朋友圈，不斷更新著一系列救災(zāi)信息，還有眾多志愿者自發(fā)地核實(shí)信息、管理表格，牽動(dòng)著無(wú)數(shù)網(wǎng)友的心。這份文檔也被稱為“救命文檔”，搭建了被困群眾和外界的聯(lián)絡(luò)橋梁。
河南暴雨救援文檔
10月，國(guó)民購(gòu)物節(jié)雙十一預(yù)售打響，各大主播和平臺(tái)用Excel表格為粉絲打造了“爆款清單”，優(yōu)惠信息、產(chǎn)品滿贈(zèng)、搶購(gòu)時(shí)間一目了然，上班族們白天在職場(chǎng)上用表格工作賺錢，晚上又在表格上把到手的工資安排給了各個(gè)產(chǎn)品。每一個(gè)爆款占據(jù)了一行單元格，每一次轉(zhuǎn)發(fā)都是最好的宣傳。
李佳琦雙十一攻略部分文檔
11月，“大廠er相親文檔”出現(xiàn)在各個(gè)群聊，點(diǎn)開(kāi)詳情一看，各類花式個(gè)人信息讓人目不暇接，簡(jiǎn)直匯集了全網(wǎng)的高質(zhì)量單身男女。信息真假尚且不知，但各位互聯(lián)網(wǎng)人這里挑挑，那里找找，或許又順手將自己包裝一番也填了上去，為表格的豐富度貢獻(xiàn)了一份力量。
大廠er的相親文檔
協(xié)同辦公的風(fēng)口下，在線文檔持續(xù)出圈。
作為一個(gè)辦公產(chǎn)品，它有哪些優(yōu)勢(shì)？廣泛應(yīng)用下，又隱藏著哪些問(wèn)題？未來(lái)的改進(jìn)方向何去何從呢？
有工作的地方就會(huì)有文件，有文件就會(huì)需要不斷修改和層層傳輸。傳統(tǒng)的文件辦公需要經(jīng)過(guò)很多個(gè)環(huán)節(jié)。
舉個(gè)例子：某部門員工A提交策劃給領(lǐng)導(dǎo)B，從提出到確認(rèn)需要經(jīng)過(guò)以下流程。
A：做完初稿，發(fā)送給B，同時(shí)配字”初稿已完成，請(qǐng)您指點(diǎn)“。
B：接收文件，查看，批注，返回給員工A，同時(shí)配字”請(qǐng)按照批注修改?！?/p>
A：接受文件，修改，再次發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)B，同時(shí)配字“已修改好，請(qǐng)您查看?！?/p>
B：并不十分滿意，再次批注，返回給員工A，同時(shí)配字“繼續(xù)修改?！?/p>
……
如此反復(fù)，最初的word文檔修改了N+1版，整套流程下來(lái)，光是提交時(shí)說(shuō)的客套話，就已經(jīng)換了很多個(gè)句式。文件發(fā)了無(wú)數(shù)輪，進(jìn)展只有一點(diǎn)點(diǎn)，任誰(shuí)看了不說(shuō)一聲“心好累”。
僅僅兩個(gè)人之間的傳輸已經(jīng)很麻煩了，如果是需要多人協(xié)助，就會(huì)產(chǎn)生更多的問(wèn)題。誰(shuí)改了這一部分？為什么要改？改之前是什么樣的？我還需不需要繼續(xù)改？
這個(gè)場(chǎng)景下，如果使用在線文檔，就能夠節(jié)約很多的溝通成本，可以查看在線人員、在線批注討論、修改自動(dòng)同步、追溯歷史版本。
在線文檔提高工作效率的核心是真正做到了協(xié)同辦公，解決了信息傳遞零碎且分享不易的問(wèn)題。
在線文檔使用簡(jiǎn)便、即用即走，使用感受相比傳統(tǒng)辦公軟件輕松了很多，我們還是舉一些生活中具體場(chǎng)景的例子，便于大家理解。
熬夜肝策劃到凌晨，電腦突然死機(jī)，“蹭”的一下困意全無(wú)，趕忙回想自己剛剛有沒(méi)有保存？上一次保存是哪個(gè)步驟？重啟后發(fā)現(xiàn)文件消失了，直接破防大哭，正應(yīng)了那句“成年人的崩潰往往只在一瞬間”。
周末出門在外，客戶突然發(fā)來(lái)新的需求，你想馬上修改方案，無(wú)奈手頭卻沒(méi)有電腦,，空有一顆熱愛(ài)工作的心，卻無(wú)從下手。
昨天辦公室突然斷電，設(shè)計(jì)師的哀嚎響徹大樓，而習(xí)慣使用在線文檔的我輕松的起身倒了杯水，然后打開(kāi)手機(jī)，繼續(xù)剛剛的工作。
在線文檔即用即走、自動(dòng)保存的特點(diǎn)解決了很多后顧之憂，用戶可以多場(chǎng)景、多設(shè)備實(shí)時(shí)同步辦公，云端同步儲(chǔ)存，再也不需要擔(dān)心電腦出現(xiàn)意外后前功盡棄，一定程度上減少了工作焦慮。
2019年疫情前，在線文檔還不算流行，人們普遍習(xí)慣使用傳統(tǒng)的辦公文檔。
年底，一場(chǎng)突如其來(lái)的疫情讓全員被迫在家辦公、學(xué)習(xí)以及協(xié)作，能在線上解決的事情絕不見(jiàn)面。因此，涌現(xiàn)了大量在線辦公軟件和平臺(tái)。
在線文檔作為在線辦公市場(chǎng)下的細(xì)分賽道，由于其使用頻率之高受到廣泛關(guān)注。在線文檔界的三大巨頭：金山文檔、騰訊文檔、石墨文檔的業(yè)務(wù)都迎來(lái)爆發(fā)式增長(zhǎng)，系統(tǒng)壓力飛速增大。
2020年3月2日，金山文檔月活突破2.39億，其2月份在線編輯日活增長(zhǎng)約6.5倍，表單日活增長(zhǎng)約27倍，會(huì)議日活增長(zhǎng)高達(dá)177倍。
同樣是這一天，騰訊文檔月活突破1. 6億，自2018年4月獨(dú)立上線以來(lái)超5億份文檔被創(chuàng)建和傳播。
石墨文檔創(chuàng)始人吳冰表示在疫情期間新增用戶量和企業(yè)注冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)在6倍左右。
如今疫情經(jīng)過(guò)了兩年的時(shí)間，在線文檔也在不斷地完善系統(tǒng)和功能，人們的使用習(xí)慣也逐漸穩(wěn)定下來(lái)，企業(yè)已經(jīng)將在線文檔作為日常的辦公平臺(tái)。
廣泛傳播的背后一定有平臺(tái)的推波助瀾。
救援文檔之后，騰訊文檔公眾號(hào)也發(fā)表了相關(guān)長(zhǎng)文，增加了傳播；在雙十一預(yù)售還沒(méi)開(kāi)啟的時(shí)候，無(wú)數(shù)剁手黨通過(guò)閱讀各大平臺(tái)推送的excel表格，已經(jīng)盤算好要買什么東西了。要說(shuō)這背后沒(méi)有推手，還真不容易相信。
就拿上文提到雙十一來(lái)說(shuō)，不僅僅是李佳琦和薇婭，各大平臺(tái)、品牌官方都相繼推出了“爆款清單”、“內(nèi)部資料”、“最佳攻略”，無(wú)一例外都是基于在線文檔進(jìn)行品牌優(yōu)惠信息傳播。
在線文檔免安裝、易分的特點(diǎn)使它成為優(yōu)惠信息絕妙的載體，雙十一這樣復(fù)雜繁瑣的優(yōu)惠信息都能整理得明明白白。部分平臺(tái)甚至在不斷優(yōu)化文檔的排版和元素，讓原本嚴(yán)肅的辦公文檔充滿了個(gè)性和活力。
多人在線協(xié)作，提高效率的同時(shí)，也增加了隱私泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
首先，為了方便填寫，許多文檔權(quán)限會(huì)設(shè)置為“所有人可查看和編輯”，如果文檔內(nèi)包含許多隱私信息，一經(jīng)不法分子利用，后果將非常嚴(yán)重。
其次，在線文檔易分享、傳播快，若有隱私信息不慎被大量轉(zhuǎn)發(fā)，幾乎是不可能阻斷的。
騰訊文檔權(quán)限設(shè)置
許多用戶表示，在線文檔在PC端使用很方便，各種信息一目了然，增刪添改一步到位，但是在移動(dòng)端就不是這么回事了。尤其是對(duì)于信息繁多、體量較大的文檔，在手機(jī)上打開(kāi)顯示不全，且不容易定位到自己想要的信息。
因此，雖說(shuō)在線文檔可以多設(shè)備使用，但在移動(dòng)端僅適合應(yīng)急使用，真正想用它辦公還是十分不便的。
PC端顯示齊全清晰
移動(dòng)端顯示不全，如縮小則看不清
在線文檔的方便快捷是犧牲了部分功能得來(lái)的，沒(méi)有一些復(fù)雜的內(nèi)容格式設(shè)置，例如頁(yè)眉頁(yè)腳頁(yè)碼等。
就像小程序之于APP，美圖秀秀之于PS，用戶的基本需求可以滿足，深度功能略顯薄弱，一旦需要專業(yè)化細(xì)致化處理，用戶還是會(huì)回到Office和WPS的懷抱。
作為一個(gè)年輕的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品，在線文檔有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各類Bug，例如崩潰、閃退等問(wèn)題，產(chǎn)品技術(shù)還不夠成熟。
在線文檔的部分導(dǎo)出格式與Office兼容性差，用Office打開(kāi)后容易出現(xiàn)格式混亂和其他錯(cuò)誤提示，影響閱讀。
在線表格缺乏對(duì)部分Excel公式函數(shù)和圖表的支持，不能完全滿足企業(yè)需求。
尚不能針對(duì)不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提供個(gè)性化服務(wù)。
后疫情時(shí)代，辦公環(huán)境大洗牌，人們已經(jīng)意識(shí)到在線辦公并不只是一時(shí)之需，而是解決協(xié)作痛點(diǎn)、提高效率、順應(yīng)潮流的新型信息化辦公方式。
在線文檔作為常用的在線辦公工具，是團(tuán)隊(duì)合作不可缺少的同心環(huán)，有著云端同步、即用即走、多人協(xié)作等優(yōu)勢(shì)，但也存在著隱私泄露、功能局限等弊端。
未來(lái)，在線文檔應(yīng)保持自身原有優(yōu)勢(shì)，并不斷填補(bǔ)技術(shù)漏洞，針對(duì)不同場(chǎng)景推出個(gè)性化的增值服務(wù)，逐漸發(fā)展成為連接企業(yè)和市場(chǎng)的在線服務(wù)平臺(tái)，滿足企業(yè)日益繁多的辦公需求的同時(shí)，也是在不斷提升自身的商業(yè)價(jià)值，走向更長(zhǎng)遠(yuǎn)的道路。
羅超頻道：《在線文檔的抗“疫”故事》
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本文來(lái)自微信公眾號(hào)“人人都是產(chǎn)品經(jīng)理”（ID：woshipm），作者：王樹儀，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
