本文摘自《概括力：三步學(xué)會(huì)精準(zhǔn)表達(dá)》，作者：[日]山口拓朗，36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。
一個(gè)幾小時(shí)的會(huì)議，一本十幾萬字的書，如果不整理關(guān)鍵點(diǎn)，只是從頭到尾敘述給別人聽，十有八九會(huì)把對(duì)方搞暈。相比之下，如果你能從龐大的信息量中整理出關(guān)鍵點(diǎn)，并告知對(duì)方，對(duì)方一定會(huì)很開心。
前者是概括能力弱的人，后者便是概括能力強(qiáng)的人。
概括力是指抓住關(guān)鍵信息，順應(yīng)場(chǎng)景，簡(jiǎn)潔明了、有邏輯性地進(jìn)行表達(dá)的能力。
概括能力強(qiáng)的人有一個(gè)共同點(diǎn)，那就是向別人傳達(dá)信息時(shí)，舍棄 90% 的信息。他們確信“只要傳達(dá) 10% 的信息，對(duì)方就會(huì)理解”，所以他們可以果斷地舍棄 90% 的信息。
表達(dá)者的這種自信，會(huì)帶給接收者莫大的安心。
在這個(gè)超信息化的社會(huì)，即便是發(fā)呆的瞬間，突如其來的信息漩渦也會(huì)把你吞沒。而“概括力”，就是讓你在復(fù)雜的信息中提煉出重點(diǎn)，避免噪聲和干擾，成為能夠精準(zhǔn)溝通和精準(zhǔn)。
概括分為三個(gè)步驟：收集信息、整理信息、傳達(dá)信息。它們沒有優(yōu)劣之分，所有的過程都很重要。
整個(gè)概括過程是否順利，體現(xiàn)在最后一步。如果一個(gè)人可以在任何情況下都能很好地將信息傳達(dá)給對(duì)方，最終達(dá)到自己的目的，我們便可以說他的概括能力很強(qiáng)。然而，僅靠“傳達(dá)”是不行的，因?yàn)椤皞鬟_(dá)信息”只是整個(gè)概括過程的一部分。
第一步：收集信息——收集足夠的有效信息
其實(shí)，信息也有很多種，比如：
? 從別人那里聽到的話（包括閑聊）；
? 在會(huì)議和商談中聽到的事情；
? 現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)；
? 自己的五感接收到的信息；
? 在研修和研討會(huì)上學(xué)到的東西；
? 文件、公文、數(shù)據(jù)、郵件等信息；
? 報(bào)紙、書籍、雜志等媒體信息；
? 網(wǎng)站和社交軟件上的信息。
另外，以各種各樣的信息為導(dǎo)火線，自己心中產(chǎn)生的想法和意見，也是一種信息。同樣，基于信息的預(yù)測(cè)和假設(shè)也是信息。
如果把概括比作做飯，那信息就是食材。巧婦難為無米之炊，如果自己心里沒有信息，即使想要輸出，也無法實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，如果把自己的所見、所聞、所感、所想等都當(dāng)成重要信息處理的話，大腦很快就會(huì)崩潰。
盲目地收集信息反而會(huì)很危險(xiǎn)。在這一點(diǎn)上，概括能力強(qiáng)的人一開始就能高效地進(jìn)行信息處理。他們能夠快速地篩選有效信息，從而巧妙地控制信息的輸入。
第二步：整理信息——分門、排序整理信息
收集好信息后，這些信息就會(huì)儲(chǔ)存在人的大腦中。這時(shí)，概括能力強(qiáng)者和概括能力弱者就會(huì)呈現(xiàn)出明顯的差異。
概括能力弱的大腦不會(huì)整理信息，就如同一個(gè)人無論需要與否，總是不經(jīng)選擇地將所有東西帶回家，漸漸地，地上、桌上、書架上都堆滿了雜物，房間也變得凌亂不堪。
在這樣的房間里找尋東西自然不易，要花費(fèi)更多的時(shí)間、精力，甚至很多情況下會(huì)無果而終，從而給生活、工作帶來不好的影響。
與之相反，概括能力強(qiáng)的大腦就像整理得井然有序的房間。我從不把帶回家的東西（信息）一股腦兒地隨意扔在地上或桌子上，而是在判斷是否需要的基礎(chǔ)上，把不需要的東西扔進(jìn)垃圾桶，把需要的東西分類收納。收納時(shí)也要安排好優(yōu)先順序，基本上是把輸出概率高的東西放在前面，輸出概率低的東西放在后面，以便需要時(shí)可以高效地提取。
整理信息時(shí)，需要注意以下三點(diǎn)：
? 懂得取舍，獲取有效信息；
? 將信息分門別類；
? 按重要性等將信息排序。
第三步：傳達(dá)信息——簡(jiǎn)明扼要地將信息傳達(dá)給對(duì)方
這一步就是要把儲(chǔ)存的信息傳達(dá)出去，也是真正考驗(yàn)概括力的時(shí)候。再重要的信息，如果不傳遞給他人，便毫無意義。當(dāng)我們以“說”或者“寫”的形式將這些信息傳播出去，使它們流之于社會(huì)，有助于他人時(shí)，它們才會(huì)產(chǎn)生價(jià)值。
在傳達(dá)信息時(shí)，最重要的便是對(duì)信息進(jìn)行提煉，理想的狀態(tài)是將現(xiàn)有的信息刪掉九成。輸出時(shí)不僅要決定“說什么”，還要決定“不說什么”。不擅長(zhǎng)傳達(dá)信息的人，往往容易犯“什么都說”“不考慮順序亂說”等錯(cuò)誤，結(jié)果給對(duì)方造成負(fù)擔(dān)。
想必不少人知道電梯推銷，它是指一個(gè)人在乘坐電梯的極短時(shí)間內(nèi)，向?qū)Ψ秸f明、演示等。因?yàn)闀r(shí)間非常有限，所以要充分珍惜和利用好每秒。這時(shí)，如果能舍棄九成措辭，便能呈現(xiàn)出最好的效果。
在實(shí)際工作中，我們很多時(shí)候都要見縫插針地傳達(dá)信息，比如工作匯報(bào)、會(huì)議、洽談等前后的短短幾十秒到幾分鐘。無論時(shí)間多還是少，如果一個(gè)人每次都能做到舍棄九成去表達(dá)，他的概括能力就很強(qiáng)。
上學(xué)時(shí)，我們經(jīng)常做這樣的題目：閱讀下文，用 100 字左右概括主要內(nèi)容。這樣的概括訓(xùn)練確實(shí)有效，可以讓人學(xué)會(huì)抓住信息的要點(diǎn)。
但是，步入社會(huì)后我們才發(fā)現(xiàn)，這樣的概括技巧并不能直接派上用場(chǎng)。因?yàn)?strong>社會(huì)人需要的概括力是動(dòng)態(tài)的，需要根據(jù)表達(dá)目的和實(shí)際情況等靈活變動(dòng)，而“抓住信息的要點(diǎn)”只是其中一部分。
目的就是“終點(diǎn)”，商務(wù)場(chǎng)合的目標(biāo)大多是獲得理想的結(jié)果。比如，提出策劃案的理想結(jié)果便是讓別人采用。所以我們要認(rèn)真思考如何做才能達(dá)到目的，如何概括所獲信息才能讓策劃案被采用。
實(shí)際上，我們的大腦擁有高性能的導(dǎo)航系統(tǒng)。只要設(shè)定好目的地（終點(diǎn)），大腦就會(huì)開始高速運(yùn)轉(zhuǎn)。
? 為了讓策劃案被采納，什么時(shí)候說最好？
? 如何表達(dá)才好？
? 展示什么優(yōu)點(diǎn)才好？
這樣的反復(fù)思考，就意味著你在概括的過程中下了一番功夫。為了達(dá)到目的，聰明的大腦往往能夠迅速收集、整理好有效信息，并且催促身體付出必要行動(dòng)。“沒有目的的概括等于畫餅充饑”，所以概括時(shí)首先要明確目的。
除了概括內(nèi)容，我們還要注意將信息傳達(dá)給誰，也就是說，要明確傳達(dá)對(duì)象是誰，這一點(diǎn)至關(guān)重要。
如果你是房地產(chǎn)公司的一名市場(chǎng)部員工，那么市場(chǎng)營(yíng)銷和銷售能力也是概括力的一部分。概括能力強(qiáng)的人在制作本公司的產(chǎn)品宣傳單時(shí)，會(huì)在腦海中深思熟慮“最想將這張宣傳單給誰”（目標(biāo)客戶是誰）。
比如“一對(duì) 50 多歲的夫妻，想買一棟房子以安享晚年”。 有了如此具體的傳達(dá)對(duì)象，就可以好好研究一下如何概括出表達(dá)要點(diǎn)。針對(duì)每個(gè)目標(biāo)整理出的“無論如何都要說的話”：“這棟無障礙住宅是專門針對(duì)老年人設(shè)計(jì)的，可以讓老人毫無壓力地享受老年生活?！?/p>
也就是說，通過明確聽者的身份，說話者可以概括出有感染力、沖擊力的語(yǔ)言。
在確定對(duì)方的身份后，必須同時(shí)考慮對(duì)方的需求，但是絕對(duì)不能盲目地猜測(cè)，因?yàn)楹芏嗲闆r下我們所想的可能只是單方面的想象或妄想而已。
了解對(duì)方需求的最佳方法便是與對(duì)方交談。不管對(duì)方是上司，還是客戶，我們都要勇敢地與其交談，哪怕是閑聊。在與對(duì)方交談的過程中，我們便可以慢慢地引導(dǎo)對(duì)方給出以下問題的答案。
? （他）想了解什么？
? （他）想做什么或者我做什么會(huì)讓他開心？
? （他）有什么煩惱？
? （他）有什么困難？
? （他）為何事感到不安？
? （他）因何事感到不滿？
? （他）有什么還未解決的問題？
? （他）有什么想要的東西？
? （他）對(duì)什么感興趣？
? （他）有什么開心的事情？
? （他）有什么想實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或者想完成的夢(mèng)想？
? （他）有什么即使花很多錢也想得到的東西？
收集到這些答案，便了解了這個(gè)人的需求。如果你不擅長(zhǎng)了解他人的需求，就請(qǐng)先養(yǎng)成這樣的意識(shí)：即使是私下閑聊，也要滿足對(duì)方的興趣。
向?qū)Ψ絺鬟_(dá)信息的優(yōu)先順序依次為以下三點(diǎn)：
① 滿足對(duì)方需求的信息；
② 讓對(duì)方開心的信息；
③ 自己想傳達(dá)的信息。
很多概括能力弱的人都會(huì)優(yōu)先選擇第③點(diǎn)，從而導(dǎo)致傳達(dá)效果不佳。社會(huì)人需要的概括是雙向的，并非單向。
另外，人們的需求和興趣一直都在變化，我們要隨時(shí)關(guān)注對(duì)方的語(yǔ)言、表情、說話的語(yǔ)氣、樣子等，觀察出對(duì)方當(dāng)下想要的東西。
當(dāng)向別人傳達(dá)某種信息時(shí)，你會(huì)預(yù)想一下對(duì)方的反應(yīng)嗎？即你對(duì)對(duì)方的反應(yīng)感興趣嗎？更進(jìn)一步說，你是否想過對(duì)方最好能給予什么樣的回應(yīng)？
其實(shí)，如果你想要達(dá)到某種目的，就不能把對(duì)方的反應(yīng)交給對(duì)方，而是應(yīng)該由你自己來主導(dǎo)。比如，在會(huì)議上提出某種想法前，你是否想過上司和同事會(huì)有何反應(yīng)？如果沒有，就說明你不擅長(zhǎng)表達(dá)。其實(shí)，人類的大腦本身具有很強(qiáng)的導(dǎo)航功能，只是你沒有將其充分發(fā)揮出來。
在會(huì)議上提出某一想法時(shí)，你想得到的理想回應(yīng)是什么？“哇，這主意不錯(cuò)，我們趕緊試試吧！”我想你想要的應(yīng)該是類似這樣的回應(yīng)。如果是的話，你就一定要下定決心：“我一定要讓他們這樣回應(yīng)?！?/p>
決定對(duì)方的反應(yīng) = 描繪具體的想象
無法想象自己登上珠穆朗瑪峰的人，能登上珠穆朗瑪峰嗎？答案是：不能！
以登頂珠穆朗瑪峰為目標(biāo)的登山家，不會(huì)只是想想“如果能登頂就好了”，而是抱著“一定要登頂”的強(qiáng)烈信念，總是清晰地描繪著自己登頂后的場(chǎng)景。
越是將某事具體化地想象與描繪，就越容易實(shí)現(xiàn)它。這個(gè)結(jié)論已經(jīng)在腦科學(xué)界得到證實(shí)。此外，很多運(yùn)動(dòng)員也都利用意象這個(gè)心理訓(xùn)練工具進(jìn)行訓(xùn)練，效果明顯。
我們的大腦有一個(gè)導(dǎo)航系統(tǒng)，可以引領(lǐng)我們實(shí)現(xiàn)自己想要的目標(biāo)。設(shè)定“得到對(duì)方認(rèn)可”這一目的（目標(biāo)）時(shí)，真實(shí)地想象（決定）一下“對(duì)方做出的理想反應(yīng)”，會(huì)讓我們更容易地得到想要的結(jié)果。
概括的最終目標(biāo)是傳達(dá)。為此，我們要進(jìn)行輸出。工作中最常見的輸出行為便是說話，而我們說話時(shí)必須考慮自己被給予的時(shí)間，比如：
? 會(huì)議上的發(fā)言時(shí)間是多少分鐘；
? 和客戶的談判時(shí)間是多少分鐘；
? 向上司匯報(bào)的時(shí)間是多少分鐘。
如果不把握好時(shí)間，我們就很有可能會(huì)沒有傳達(dá)完信息，或者在還沒說到重點(diǎn)時(shí)就戛然而止。
另外，一名優(yōu)秀的職場(chǎng)人，需要充分利用好談話時(shí)間。因?yàn)椤皶r(shí)間 = 金錢”，要知道浪費(fèi)時(shí)間就是錯(cuò)失良機(jī)。
有些場(chǎng)合并沒有規(guī)定字?jǐn)?shù)，比如發(fā)送郵件。雖說沒有字?jǐn)?shù)要求，但你也不能把自己想到的內(nèi)容一股腦兒地全寫上去，啰啰唆唆地寫一大堆是很失禮的。特別是工作郵件，它們既要有必要的信息，又要簡(jiǎn)潔明了。
我們上學(xué)時(shí)?；卮鸬摹伴喿x下文，并概括其主要內(nèi)容”之類的問題，便是對(duì)語(yǔ)言信息的概括。
當(dāng)然，在步入社會(huì)參加工作后，我們也需要對(duì)語(yǔ)言信息進(jìn)行概括。如果不能將別人的話或者從資料和書籍中獲得的信息進(jìn)行概括，我們就很有可能會(huì)出現(xiàn)重大的工作失誤，引發(fā)問題。
很多場(chǎng)合下我們還需要對(duì)非語(yǔ)言信息進(jìn)行概括。非語(yǔ)言信息是指語(yǔ)言和文字以外的信息，比如，我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)的所見、所聞、所感、所觸，這些都是廣義上的非語(yǔ)言信息。
此外，在人際交流中獲得的情感方面的信息等也屬于非語(yǔ)言信息，例如，感受到對(duì)方“生氣”“高興”等。如果不能概括出非語(yǔ)言信息，我們輸出時(shí)就無法傳達(dá)問題的本質(zhì)和我們做事情誠(chéng)意。
收集非語(yǔ)言信息需要觀察力。觀察人時(shí)，需要注意以下要點(diǎn)：
人類的主要非語(yǔ)言信息（部分示例）
? 眼睛：善意的眼神，不服氣的眼神，充滿敵意的眼神；
? 表情：開心的表情，憤怒的表情，明朗的表情，陰暗的表情；
? 聲音：洪亮的聲音，明朗的聲音，干脆利落的聲音，弱小的聲音，沉悶的聲音，嘈雜的聲音；
? 態(tài)度：給人積極印象或給人消極印象。這位店長(zhǎng)說話時(shí)的表情如何？是不是雖然嘴上說著
“銷售額很好，沒什么問題”，但表情或者聲音卻很沉悶？即使表情和聲音都很明朗，也有可能是他尚未意識(shí)到危機(jī)。
因此，非語(yǔ)言信息和語(yǔ)言信息一樣重要，同樣需要認(rèn)真地收集、整理、傳達(dá)。
書名：《概括力：三步學(xué)會(huì)精準(zhǔn)表達(dá)》作者：[日]山口拓朗 出版社：中信出版集團(tuán)
[日]山口拓朗：
曾為記者、出版社編輯，2002年成立獨(dú)立的工作室，22年間共寫過3000余篇文章，目前通過演講、研修等活動(dòng)向更多的人傳授溝通、寫作的技巧和方法。著有暢銷書《如何寫出一篇好文章：不動(dòng)筆就能學(xué)會(huì)寫文章的訓(xùn)練法》《好好接話》。
