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編者按：為了避免每天都忙忙碌碌最終卻一無所獲，或者避免時間在不知不覺中就不見了這種感受，我們應該做好時間管理，有效利用每一分鐘。這篇文章來自編譯，作者在文中提出了通過金錢思維的方式來做好時間管理，同時分享了最大化利用有限時間的方法與工具，希望對你有所啟發(fā)。這是系列文章的下篇，主要分享的是有效利用時間的方法與工具。
延伸閱讀：時間管理實用指南：用金錢思維來管理時間（上）
圖片來源：Unsplash.com @freestocks
就時間管理而言，如何有效利用你擁有的時間只是一方面。另一方面，你還需要通過各種有效策略，為你在一天中創(chuàng)造更多的時間。
顯而易見的是，一天只有24小時，你不可能讓一天變成25個小時。你唯一能做的，就只有最大化利用這24小時，讓自己覺得你擁有更多的時間。
工作是我們一天中占比最大的時間塊之一，大多數(shù)人都至少需要工作八個小時。然而，通過前一篇文章中介紹的時間審計，你可能會發(fā)現(xiàn)，自己本應該用在工作方面的時間，實際上并不是在工作。
外部因素和主觀原因所引起的分心和干擾因素，會進一步削減我們真正的工作時間。八個小時的工作時間實際上可能只有七個小時、六個小時、五個小時，或者更少，但我們的工作量卻一點也沒有減少。大多數(shù)時候，我們沒有從根本上解決導致分心的問題，而是選擇加班來應對。
提出“心流”（Flow）這一著名概念的心理學家米哈里·契克森米哈賴（Mihaly Csikszentmihalyi）在其著作的《心流：最優(yōu)體驗心理學》（Flow: The Psychology of Optimal Experience）一書中分享了集中注意力的重要意義：
了解一個人是否能掌握自己的意識，可以觀察其是否能夠輕而易舉地集中注意力、不被其他因素所干擾，并且在達成目標前始終能保持專注。能夠做到這一點的人往往都會享受自己每一天的生活。
具體而言，你可以通過以下這些建議和方法來實現(xiàn)專注和心流狀態(tài)，從而在生活中保持更集中的注意力，更好地平衡每一天的安排：
創(chuàng)造理想的工作環(huán)境：在雜鬧和容易分心的環(huán)境中，我們很難保持專心工作。無論是工作空間到處堆滿的文件，還是在開放辦公空間里大喊你名字的同事，要真正實現(xiàn)并保持心流狀態(tài)都是一種挑戰(zhàn)。因此，你應該盡力創(chuàng)造一個有利于集中注意力的工作環(huán)境：確保辦公桌整潔，戴上耳機以向他人表示自己正處于專注模式。如果可以的話，申請在家辦公，為自己創(chuàng)造一個舒適理想的在家辦公環(huán)境。
使用網(wǎng)站攔截軟件或插件：讓自己遠離社交媒體信息流、實時新聞和在線“櫥窗購物”。在工作期間，你可以借助Self Control（僅支持macOS系統(tǒng)）和 Freedom（支持Windows、MacOS、iOS和Android系統(tǒng)）等網(wǎng)站攔截軟件來限制你登入可能會分散注意力的網(wǎng)站。
避免多任務處理：工作期間，如果來回切換不同的任務，你的時間利用效率就會大打折扣，注意力也會變得不集中。
值得注意的是，這里的“捆綁任務”與多任務處理是不同的。捆綁任務主要強調的是將互補的任務捆綁在一起，從而創(chuàng)造出更多的時間。
雖然在工作時看電視可能會降低你的效率，但在陪伴孩子時處理一些雜項事務則可以幫助你同時優(yōu)先處理多件事情。
同樣地，當你通過散步來放松自己、保持健康的時候，也可以收聽播客節(jié)目，探索求知欲，或者聽著最喜歡的喜劇節(jié)目大笑出來?？傊?，你可以思考一下自己可以同時捆綁完成哪兩項任務。
在《每周不止168小時》（168 Hours: You Have More Time Than You Think）一書中，作者勞拉·凡德卡姆（Laura Vanderkam）提出，時間管理的一個很重要的方面就是要專注于你的核心競爭力：
從本質上來講，個人核心競爭力強調的是可遷移能力。這些能力既非常重要，又具有實際意義。因此，就核心競爭力而言，必須是自己最擅長做的事情，但同時也是其他人幾乎無法做好的事情。
與其把時間浪費在你表現(xiàn)一般或者可以授權其他人完成的事情上，你應該集中精力去做自己最擅長的事。除此之外，其他的事情都盡量授權給他人去完成。
在生活中收獲最多的人，都會把盡可能多的時間花在核心競爭力相關的事項上，并盡可能少地去做其他事情。
就可以授權給他人完成的任務而言，主要有以下這幾類：
非核心競爭力工作：把不需要借助個人核心競爭力來完成的工作全部授權給下屬或其他有意完成的成員。如果你沒有下屬，那就需要向經(jīng)理反饋，讓他知道如果你能夠將時間用于自己最擅長的項目上，那這將最有利于公司發(fā)展。
行政工作：如果你有個人助理或者虛擬助理，那你就可以將類似出行訂票、賬單支付、費用報銷和其他消耗時間的不重要事項授權給他人完成。
家務活：如果你覺得打掃家庭衛(wèi)生很麻煩，剛好又有能力支付這方面的費用，那你就可以請清潔工定期（比如一個月一兩次）上門打掃家庭衛(wèi)生。否則，你就可能需要跟自己的室友、伴侶和（或）孩子討論清潔任務的分工。對此，你們可以制定清潔表，并張貼在顯眼位置，讓大家都能看到并了解自己的責任。
所謂授權，實際上就是為了更好地掌控自己的日程安排而放棄一部分責任。你節(jié)約下來的時間，可以用于完成最重要的事項，而不是最緊急的事項。
除了授權之外，另一個可以考慮的策略就是一開始就不要接受這項任務。很多時候，我們都難以拒絕他人的請求，而說“不”似乎又違背了我們的本能。
無論是同事、家人或是朋友的請求，要想直接拒絕并不是一件容易的事，不過，我們也可以嘗試在不感到內疚、粗魯或自私的前提下，嘗試說“不”。
你可以參考以下這些拒絕方式，并嘗試應用于拒絕出席會議、拒絕額外工作或拒絕新的機會等場景。
拒絕出席會議：
XX您好：
感謝您邀請我參加這次會議！
遺憾的是，我手頭上目前還有幾件比較重要的事情，認真考慮過后，我認為還是應該優(yōu)先處理A這件事。沒有我的參與，我相信你們也一定可以做出這項決策（或者完成這個項目），但如果在（某個日期）前需要我的幫助的話，我也樂意提供任何有用的反饋信息?；蛘撸绻枰脑?，我也可以在周四或周五下午一點左右抽出15分鐘的時間跟您面對面交流。
謝謝！
（落款）
拒絕額外工作：
XX您好：
這個項目看上去很有意思！通常我都樂意積極參與其中，但目前我還在處理B這件事情，在（某個日期）之前，我可能都沒有時間來優(yōu)先處理這個任務。
有沒有可能將這個項目的截止日期往后推遲一點呢？如果不行的話，您認為我目前可以暫時先放下哪項工作，從而來參與這個項目呢？
謝謝！
（落款）
拒絕新的機會
XX您好：
感謝您為我提供這個機會，我感到很榮幸！遺憾的是，由于目前還有未完成的項目和任務，我恐怕無法參與其中。
您知道Y嗎？他也是這個機會的不錯人選，我非常樂意為您引薦。
另外，也希望我們可以保持聯(lián)系，將來有機會再跟您一起合作。
謝謝！
（落款）
總之，如果新的任務或機會與你目前正在完成的重要事項相沖突時，并且這個任務或機會可能會占用你本來計劃用于解決當前任務的時間的話，那你就應該直接拒絕。
雖然科技會偷走我們的時間，但也可以通過其他方式還回來。你可以借助自動化功能來減少你需要花在手動完成的事項方面的時間，從而在一天之中贏回幾分鐘甚至是幾個小時的時間。
任務管理：你可以通過自動化規(guī)則將各種任務自動添加至你的數(shù)字待辦事項清單中。比如，你可以借助自動化工作協(xié)作工具Automate.io將電商平臺Shopify的訂單自動轉換為Todoist的待辦事項，或者使用自動化工具Zapier將Gmail中新加星標的郵件轉換為Todoist的待辦事項。
銀行與金融服務：設置賬單自動還款，這樣你就不會錯過還款期限。還可以考慮設置自動轉入儲蓄或投資資金。
無論是完成副業(yè)項目還是陪伴兄弟姐妹，借助自動化功能都可以幫你節(jié)省很多時間，從而讓你能夠關注更重要的事情。
通過休息來創(chuàng)造更多的時間讓人覺得有違常理，但這的確是一種有效的方式。過度工作帶來的壓力會損害你的健康和幸福，也會對你的工作效率造成影響。
據(jù)梅奧醫(yī)學中心（ Mayo Clinic）的研究，壓力的常見副作用包括“焦慮”“缺乏動力和注意力”和“感到不堪重負”。在這些狀態(tài)下，你很難完成工作或保持專注模式，同時還可能會出現(xiàn)拖延和焦慮等表現(xiàn)，甚至會覺得不堪重負，不知道該如何展開手頭上的工作。
導致過度工作的情況并不完全在你的控制范圍內。但你可以通過一些方法來避免壓力產(chǎn)生的副作用，讓你在工作中始終不會感到不堪重負或筋疲力竭：
稍作休息：根據(jù)經(jīng)驗，每工作一小時最好離開辦公桌休息五分鐘。當然，你也可以靈活調整工作與休息時間，前提是不會對你的工作造成影響。休息時，最好不要登錄社交媒體。相反，你可以做一組快速拉伸運動、外出走動，或者和朋友或同事聊天。
到點就下班：工作日期間，下班時間到點后就盡快離開辦公室或關閉電腦，不要再接著處理沒有完成的工作郵件，晚上回家后也不要接聽工作電話。最好還可以養(yǎng)成一個正式下班的習慣，比如下班前回顧當日的工作完成情況，并將辦公桌面整理干凈。
不要忘了休假：有假期一定要充分利用，每年都應該讓自己休一段年假，期間遠離工作。如果你無處可去，原地度假也是一種休假方式，你可以在假期游覽自己所在的城市，或者只是單純地宅在家。如果你是公司的管理人員，那你尤其應該給下屬做好榜樣，讓他們也要學會休假放松。
鍛煉：花時間鍛煉身體，比如去健身房鍛煉、外出散步，或者任何可以讓自己保持身材的運動方式。如果你希望將社交活動與鍛煉捆綁在一起，那你可以加入運動俱樂部，或者跟朋友們一起去遠足。
睡覺：確保每晚都能有充足的睡眠，每晚最好能睡足七個半小時。良好的睡眠質量，能夠讓你在第二天醒來后感到神清氣爽，從而更加容易地做好時間管理、保持高度集中的注意力。
在規(guī)劃待辦事項或安排時間塊任務時，一定要把休息放松放在首位。同時，也需要注意不要過度休息，否則，除了安排待辦事項以外，你可能還要面對如何安排休息時間的問題了。
就時間管理而言，你可以選擇各種有效的工具。盡管有許多紙質產(chǎn)品供你挑選，但在后文中，我們將著重分享能幫助你管理每日任務的簡單數(shù)字工具。
你可以通過Todoist等待辦事項清單應用，保持對當天待辦事項的密切追蹤，了解什么時候做什么事情。
首先，你需要估計每項任務的預計完成時間，然后為這項任務設置一個開始時間或完成時間塊。你還可以將Todoist與谷歌日歷等應用結合使用，從而直接通過日歷查看各項待辦事項，或者通過待辦事項清單查看日程安排。
為了充分利用待辦事項清單，更有效地做好時間管理，你可以將所有待辦事情添加至你的清單中，比如跟朋友喝咖啡，或者清潔房間等等。通過待辦事項清單羅列你的工作和個人安排，能讓你對當天需要完成的所有事項形成一種全局意識。
此外，你還可以通過數(shù)字日歷應用來清楚了解每個小時都需要完成的事項。除了會議和活動安排，你還可以在日歷中為其他待辦事項添加時間塊。
對此，推薦使用谷歌日歷、蘋果設備自帶日歷應用和Fantastical等日歷應用。
無論選擇哪種工具，你都可以隨時關注和查看自己的日歷，確保所計劃的時間塊能夠真實反應你的目標和重要事項。
除了用于時間審計外，日常在時間管理過程中，也可以通過時間追蹤工具來了解自己的時間利用情況，確保自己在時間利用方面沒有偏移軌道。此外，在我們分心的時候，還可以通過時間追蹤的方式及時發(fā)現(xiàn)這一問題，并再次讓自己關注當前最重要的事項。
前文中提到的Toggl和RescueTime等工具，都是值得推薦的好用工具。
就時間管理而言，大多數(shù)效率專家都繞開了一個重要又明顯的限制性因素，即我們無法完全掌控自己的時間。
從傳統(tǒng)角度來看，時間管理告訴我們，如果我們能夠完美計劃并優(yōu)先安排重要事項，我們就能過好每一秒的生活——我們能夠與他人保持和諧的人際關系、在職場中獲得晉升，并且還能做到每周鍛煉五次。
這種說法并不能稱之為有錯。往好了說，它仍然是不完整的，往差了說，它會讓我們抱有不切實際的期望，讓我們在沒有做好時間管理的時候感到內疚、喪失信心。
有時候，即便我們一切都規(guī)劃得很完美，但還是會經(jīng)歷時間在不知不覺中就流逝了的情況。當小孩子耍脾氣而奪走了你的早晨，或者近在眼前的截止日期意味著要熬夜加班時，我們的時間預算就變得無關緊要，保持平衡的想法也變得荒唐可笑。
但與其深受無法管理時間的愧疚折磨，不如進一步認識到底什么才是時間管理——它并不是一套追求完美的系統(tǒng)，而是讓你不斷進步的系統(tǒng)。
即便我們無法優(yōu)先處理重要事項，但能夠明確哪些是我們的重要事項仍然具有重要意義。即便我們無法完全按照計劃利用我們的寶貴時間，但能夠意識到自己的時間用在了哪些方面也具有重要意義。即便我們無法堅持自己的計劃，每日計劃仍然是一個非常重要的習慣。
只要我們始終能夠回顧時間管理原則，并通過有關策略來保持專注、減少分心，我們的每一分鐘、每個小時和每一天都將過得更加有意義，讓人更加難忘。至少，我們可以真正地獲得更多的時間。
譯者：俊一
